6 Dicas para uma Reunião mais Produtiva Muito frequentes no mundo corporativo, as reuniões são encontros organizados para que os colaboradores fiquem sabendo dos processos organizacionais, discutam assuntos pertinentes à sua rotina de trabalho e ajudem nas tomadas de decisão. Trata-se de um artifício indispensável para que a empresa alcance os resultados almejados e para que todos desenvolvam seu trabalho de maneira a buscar sempre um objetivo em comum.

Justamente por considerar que esses eventos são fundamentais para seu sucesso, muitas empresas caem no erro de realizar reuniões em excesso. Isso faz com que a maioria dos profissionais veja a reunião como uma perda de um tempo que poderia ser melhor aproveitado com outras ações. Para evitar que isso aconteça, é fundamental que as reuniões sejam produtivas e ágeis. Saiba como fazer isso a seguir:

6 dicas essenciais para fazer uma reunião produtiva

1. Defina e apresente a pauta antecipadamente

Saber qual o assunto será tratado na reunião é fundamental para que o encontro seja produtivo, pois garante que todos se mantenham focados na pauta. Portanto, defina previamente o tema da reunião e classifique os subtemas que deverão ser abordados, de modo a garantir que as decisões mais importantes sejam discutidas primeiro.

Também vale a pena avisar os participantes previamente a respeito do assunto da reunião, permitindo que eles se preparem antecipadamente para debater sobre o tema e desenvolvam ideias para serem apresentadas durante o encontro.

2. Estabeleça um horário de encerramento

A maioria das pessoas agenda o horário de início da reunião, mas esquece de estipular um horário para que ela termine. O ideal, na verdade, é que o encontro tenha um tempo limite de duração, e encerrar a discussão dentro do horário previsto evita que os participantes fiquem cansados e ansiosos para ir embora. Caso o assunto não tenha sido completamente solucionado, agende outro dia para continuar a discussão.

3. Elabore um roteiro

Para que a reunião seja realmente produtiva, você deve definir um roteiro a ser seguido, listando a ordem dos assuntos que serão discutidos e o tempo médio para apresentações e deliberações.

4. Convide as pessoas certas

Colaboradores que não estão diretamente envolvidos com o projeto que será discutido não devem participar da reunião. Isso porque, quanto maior o número de participantes sem interesse no assunto que está sendo tratado, maiores serão as dificuldades de comunicação e menor será a produtividade. O ideal é que cada participante presente na reunião seja capaz de contribuir com o tema discutido.

5. Mantenha o foco

Com tema, duração e objetivos bem definidos, cabe ao condutor da reunião a tarefa de fazer com que os participantes mantenham sua atenção focada nas questões pertinentes à pauta do encontro. Não deixe que o grupo desvie do assunto principal e foquem no que há de mais importante a ser discutido. Os detalhes podem ficar para um próximo encontro ou até mesmo para o dia a dia.

6. Registre

Documentar tudo o que foi abordado e decidido na reunião é importante para evitar problemas de comunicação e não deixar dúvidas a respeito das decisões tomadas. Ao marcar a reunião, eleja uma pessoa que se responsabilizará por tomar notas e elaborar a ata da reunião, que pode ser consultada mais tarde por quem precisar verificar o que foi deliberado.

E aí, quantas reuniões realmente produtivas você tem na sua empresa? Compartilhe sua opinião conosco!